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Cómo causar una buena impresión en 60 segundos o menos. 1ª parte: los mensajes de voz

DAVE JENSEN
 

Bang, bang, ring, ring... Solía pensar que mi despacho era el único que padecía un constante estado de ajetreo: sus teléfonos que no dejan de sonar, los continuos emails, los mensajeros... Sin embargo, hace poco que me he dado cuenta de que este es, a fin de cuentas, el ritmo laboral que se impone hoy en día. Mis amigos y conocidos de muchos sectores industriales diferentes me aseguran que tienen que someterse a las mismas presiones. La vida se ha acelerado y, como consecuencia de ello, nuestros días de trabajo se suceden a ritmo de cafeína.

Cada artilugio tecnológico que se crea con el objetivo de darnos más tiempo sólo consigue que vivamos todavía más deprisa. El problema fundamental radica en que, a pesar de que tengamos maneras más rápidas y mejores para comunicarnos, muchos de nosotros no hemos adaptado nuestro estilo comunicativo al modo en que funcionan las cosas en la actualidad.


La comunicación en una época de ritmos en constante aceleración

El ritmo de la vida laboral también se está acelerando dentro del mundo académico. Sin embargo, los científicos pertenecientes a este campo no son reacios a la transmisión de grandes cantidades de información: la naturaleza misma de la ciencia lo exige. De hecho, las formas más rápidas de comunicación (los correos electrónicos, los mensajes telefónicos, las cartas...) se tienden a percibir como menos valiosas. Pero en el sector de la industria, sucede lo contrario: la brevedad es virtud.

De modo generalizado, las personas en el campo de la industria asocian "profesionalidad" con "concisión". Es precisamente este estilo comunicativo conciso el que debes emplear cuando hagas uso de tus dos armas fundamentales como buscador de contactos: el teléfono y el correo electrónico. Para usar estas herramientas con efectividad, debes aprender a transmitir mensajes breves y profesionales: algo que puede resultar difícil para muchas personas que están entrando poco a poco en el mundo de la industria.

En esta columna, analizaré el papel de los mensajes de voz como herramientas para la creación de redes de contactos y mencionaré algunas técnicas que puedes emplear para desarrollar tu propia imagen profesional en este ámbito. Para no alargarme más de la cuenta, me centraré en la comunicación vía correo electrónico en un próximo artículo.

Cómo optimizar tus mensajes de voz

Cualquier interesado opinaría que los actuales contestadores telefónicos constituyen un verdadero obstáculo para la búsqueda de empleo. Para muchos, las posibilidades de que te devuelvan la llamada son remotas. Además, en cualquier caso, parece poco probable el que se pueda causar una buena impresión en un minuto o menos. Pero es esto, precisamente, lo que tienes que tener siempre en mente en relación a los mensajes de voz: ¡no puedes pretender presentarte a través de estos! Lo único que haces al dejar un mensaje es dejar la información necesaria para que la persona a la que estás llamando sepa por qué te has puesto en contacto con ella, y de este modo, pueda decidir si devolver tu llamada o no. Básicamente, amigos, esto lo resume todo: los mensajes concisos y profesionales reciben respuestas mientras que las divagaciones largas y confusas no.

Analicemos algunos ejemplos. En nuestro despacho, la mayoría de los mensajes de voz recaen en una de las dos siguientes categorías:

"El hablador empedernido". Este individuo cree que, como es poco probable que alguien devuelva su llamada, lo mejor que puede hacer es dejar toda su vida en verso en un mensaje del contestador, y así cumplir con su obligación de llamar a su contacto. Los mensajes de este tipo denotan una absoluta falta de respeto por el tiempo del oyente. Y la persona que llama pone muy poco empeño en obtener algo específico de su llamada. Simplemente descargan información - demasiada información. Al igual que la mayoría de las personas que reciben este tipo de mensajes de voz, yo no escucho ni la mitad.

"El ser misterioso". Al otro extremo del espectro con respecto al "Hablador empedernido" está esa voz misteriosa que no deja nada más que un nombre y un número de contacto. La voz no proporciona ninguna información que pueda ayudar al oyente a decidir cuándo es el mejor momento para devolver la llamada, ni ningún tipo de pista sobre el tema a tratar. Si eres uno de los que se caracteriza por dejar este tipo de mensajes breves y vacíos, párate a pensar en la empresa para la que trabajas... ¡estos son los mensajes que suelen preferir los vendedores que son poco de fiar!

Aunque, por lo general, no me gusta nada que resulte "edulcorado" o "artificial", los mensajes de voz son la excepción que confirma la regla. De hecho, el mejor consejo que te puedo dar sobre mensajes de voz es que DEBES tener preparado un guión de antemano, quizás uno como el que te muestro a continuación. De ese modo, sabrás exactamente qué es lo que tendrás que decir cuando oigas ese pitido que sucede a la voz repentina de la secretaria que te dice que te transfiere al servicio de contestador automático del director. (Y, pasando a otro tema, el contar con un guión también es útil en los casos en los que SÍ consigues hablar con el director, y no con su contestador. Evitarás balbucear tonterías y perder el tiempo de tu interlocutor).

"Buenas tardes, Doctor Smith, me llamo Jane Doe. Soy una Doctora en Microbiología con amplia experiencia en el uso de líneas celulares CHO recombinantes en bioreactores. Le llamo con el fin de conocer los intereses de ABC, la empresa de Biotecnología que usted dirige, en este campo. Si tuviese la amabilidad de devolverme la llamada, prometo robarle el menor tiempo posible ya que soy muy consciente de sus múltiples obligaciones. Puede ponerse en contacto conmigo en el teléfono 650-555-1234 cualquier día de esta semana entre las 8 y las 11 de la mañana, o el jueves por la tarde. Muchas gracias".

Observa que en el ejemplo anterior, la Doctora Doe no dice específicamente: "Doctor Smith, estoy buscando empleo". Esto se debe a que una de las reglas de oro del proceso de creación de redes de contactos es que si dejas un mensaje de voz solicitando un trabajo, y especialmente si dejas poca información adicional, tu mensaje será inmediatamente desviado al Departamento de Recursos Humanos. A la vez, la Doctora Doe tampoco escondió sus intenciones: el Doctor Smith habrá podido deducir lo que ésta busca.

Cuando Jane Doe reciba la consiguiente llamada del Doctor Smith, debe dejar claro, lo antes posible, que se trata de un asunto relacionado con la búsqueda de empleo y el establecimiento de contactos. Habiéndole previamente solicitado al Doctor Smith información acerca de los intereses de su empresa en el campo de los reactores y las células CHO, la Doctora Doe puede ahora solicitar los nombres de los individuos de la empresa que más interesados podrían estar en ella. No siempre puedes evitar el que transfieran tu llamada al Departamento de Recursos Humanos, pero en este caso, hay el mismo número de posibilidades de que la Doctora Doe pueda disfrutar de una provechosa llamada con el Doctor Smith.

Concluyo citando los elementos más importantes de la comunicación mediante mensajes de voz:


1. Sé breve. Menciona sólo tu nombre, la razón por la que llamas, el mejor momento para localizarte y tu número de teléfono.
2. Expresa de algún modo el hecho de que estés al tanto de las múltiples obligaciones de tu interlocutor - aumentarás las posibilidades de que tu llamada sea devuelta.
3. Opta por una descripción breve de ti mismo que consiga despertar el interés de tu contacto.
4. Jamás dejes un mensaje indicando que estás buscando trabajo y que esperas una contestación a tu llamada.

Cómo llegar a impactar en 60 segundos o menos. Segunda parte: Comunicación eficaz por correo electrónico.

Comunicación estratégica dentro y fuera del mundo académico

 

 

 

 

 

 

 

 

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